Projekti
Modify toimi asiantuntijana taloushallinnon toimintojen siirtämisprojektissa, jossa palvelukeskus perustettiin Britteihin. Keskityimme 5 maan palvelemiseen, mukana olivat Pohjoismaat sekä Hollanti. Vastuumme oli siirtää pääkirjanpito, reskontrat, maksupalvelut, verotus sekä raportointi.
Tehtävänkuvaan sisältyi analyysityötä kohdemaissa, siirtojen suunnittelu maaorganisaatioiden kanssa, uusien työskentelymuotojen ja prosessien kehittäminen. Standardisoimme toiminnot ja aikataulut, selkeytimme ja siivosimme maayhtiöiden kirjanpidot ja raportit niitä samalla yhtenäistäen. Raportoinnin kehittäminen sekä tarvittavien resurssien järjestäminen palvelukeskukseen olivat myös osana tehtäviämme.
Tavoitteet
Standardisoida taloushallinnon tuottaminen ja palvelukonseptit kohdemaiden osalta.
Kirjanpidon raporttien parantaminen, tarkkuutta ja laatua nostamalla.
Valmentaa asiakas Hyperion HFM järjestelmän käyttöönottoon esitestaamalla ja neuvomalla tarpeista.
Kehittää taloushallinnon prosessit teknisien apuvälineiden avulla sekä kouluttamalla tiimiä.
Lähestymistapa
Tutustuimme paikallisiin toimintatapoihin Tanskan ja Suomen organisaatioissa vieraillen sekä puhelinpalavereissa ja toistimme käytännöt muiden maiden kanssa. Analyyseillämme varmistimme, että kaikki siirrettävät toiminnot ymmärrettiin ja tarvittavat materiaalit oli saatu palvelukeskuksen käytettäväksi.
Johdimme toimintojen siirtoja vastaten pääkirjanpidon, maksupalvelujen ja ostoreskontran toiminnallisuudesta. Samanaikaisesti annoimme tukea myyntireskontran, USGAAP perusteisen toimintojen sekä projektilaskennan toimintojen siirroissa varmistaen, että taloushallinto kokonaisuudessaan vastasi siirryttyään sovittuja ehtoja.
Toteutus
Toiminnot siirtyivät 6 kuukaudessa kaikille 5 maalle, jonka aikana myös paransimme palvelunopeutta, minimoimme kirjausvirheet sekä standardisoimme toimintatavat ja raporttien sisällöt. Tehostettu työympäristö ja tiimi hioutui arvostetuksi palvelukumppaniksi maaorganisaatioille.
Modify tarjosi taloushallinnon ja muutosjohtamisen asiantuntijataitoja, joiden avulla projekti saatiin maaliin puoli vuotta etuajassa.
