Projekti
Modify toimi ulkoistamisprojektin transitiojohtajana kiinteistöpalvelualan yhdessä suurimmista yrityksistä. Kehitimme uuden palvelukonseptin, johon sisältyi palvelukeskuksen pystyttäminen Budapestiin, Unkariin sekä uuden toiminta-alustan luominen palveluiden tuottamiselle. Työt toteutettiin Lontoossa asiakkaan tiloissa. Keskityimme johtamaan ja valmentamaan projektitiimiä sekä ulkoistavaa asiakasta kohti yhteistä tavoitetta, mutkatonta palvelumallia kahden yhtiön välillä.
Ratkaisun toimittaminen vaati uusien prosessien kehittämistä, olemassa olevien ja uusien teknologioiden yhdistämistä ekosysteemiksi sekä data standardien luomista. Raportointi ja palvelutuottamisen seuraaminen automatisoitiin tuottamaan lisäarvoa. Vastasimme kehitystöiden resurssoinnista ja koulutuksesta palvelukeskuksen ja teknologiavalmisteluiden edetessä odotetusti.
Tavoitteet
Standardisoida palvelukonsepti 16 ulkoistavan asiakkaan maaorganisaatiolle EMEA:ssa (Europe, Middle East, Africa).
Tuottaa ulkoistavalle asiakkaalle vuositasolla noin €50M kustannussäästöjen sekä uusien tulovirtojen avulla.
Muuttaa palvelumallit nostamalla standardit ja laatu korkeammiksi.
Implementoida ratkaisu, jonka avulla palvelumuodot mahdollistivat uusien asiakkaiden hankinnan.
Luoda skaalattava liiketoimintamalli tuoden kasvua yrityksen alueelliseen liikevaihtoon.
Lähestymistapa
Modify liittyi muutosohjelman tiimiin asiakkaan pyytäessä apua kaaosjohtamiseen. Yksi vahvuuksistamme on monimutkaisten projektihaasteiden ratkaiseminen organisointikykyjemme ja nopean kokonaiskuvan hahmottamistaitojemme avulla, jotka ovat kääntäneet toimintoja positiiviseksi aiemminkin.
Tutustuimme ensin projektin sisältöön ja tilanteeseen, jonka avulla teimme suunnitelman. Tarjosimme ohjeistusta, raportointia ja johdimme noin 100 henkilön asiantuntijaverkostoa. Työyhteisöön kuuluivat tekniset osaajat, asiakkaan maaorganisaatiot, ulkoistavan asiakkaan toiminnot sekä useiden toimittajien kirjo. Selkeän ja vahvan kommunikoinnin, aktiivisen johtamisen ja ongelman ratkaisukykyjemme avulla saimme muutosohjelman takaisin luvattuun aikatauluun.
Johdimme palveluiden käyttöönottoja samalla kun viimeistelimme teknologisia kokonaisuuksia käyttäen mm. Agilea tehtävien viimeistelyyn. Vastuullamme oli kehittää uudet toimintaprosessit, integraatiot, innovoida uusia toimintoja ja huolehtia, että back-end infrastruktuuriin kuuluvien alustojen toteuttaminen tapahtui asiantuntevasti. Prosessien luomisessa käytimme esimerkiksi LEAN ja palvelumuotoilusta tuttuja tapoja kehittäen uudet toimintatavat tehokkaiksi projektin edetessä.
Tehtävä vaati modernin johtamistavan sisäistämistä, mentorointia, delegointia, tekemisen seurantaa ja neuvottelutaitoja. Saadun palautteen ja kokemustemme mukaan toimintatapamme oli aikaansaava tehokkaan vastuuttamisen ja valvonnan sekä vahvan valmentamisemme avulla, millä autoimme mukana olleiden asiantuntijoiden ammatillista kasvua ja kehittymistä.
Ratkaisu
Käyttöönotettu ratkaisu tuki sovittuja vaatimuksia antaen eri liiketoimintalinjoille, kuten transaktiobisnekselle, sopimushallinnalle, taloushallinnolle ja kiinteistönhallinnalle, tehokkaan työskentelyalustan kansainvälisessä ympäristössä. Oheinen kuva kiteyttää mukana olleet osa-alueet. Teknologinen alusta tuotti reaaliaikaista tietoa sekä palvelutiimeille että asiakkaalle, seurasi sovittuja palvelumittareita (KPI) ja automatisoi mm. vuokrasopimusten hallintaa indeksointien, vuokrankorotuksien, irtisanomisehtojen sekä vuokravapaiden jaksotusten osalta.
Ratkaisussa yhdistettiin seuraavat teknologiat luoden ekosysteemin palvelemiselle: TM1, Basware, Service Now, Tramps Real Estate, MS SharePoint, IBM Sterling, Qlikview ja asiakkaan kehittämä uniikki BAIT ohjelmisto kiinteistön hoitamiselle.
Palvelukonsepti yhdisti 5 kiinteistöpalvelualan pääosa-aluetta kokonaisuudeksi.
Modify toimitti asiakkaalle palvelukokonaisuuden, valvoen kehitystä budjetin sekä käytännön toteutuksen osalta vastaten sopimusvaatimuksiin. Tuimme asiakkaan johtoa päätöksenteossa, neuvoimme ulkoistavaa asiakasta uusille toimitavoille, neuvottelimme ja johdimme toimittajatilausten toteutumista.
